Masraf takibi şablonu, beş sütunda
Bir ev ya da gezi için masraf takibi tablosunun temiz bir şablonu, bakiyeleri üreten tek formül ve bu tablonun asla yapamayacağı dört iş.
Bir ev ya da bir gezi için elektronik tablo kurmak üzeresiniz ve çalışan bir örneği kopyalamayı tercih edersiniz. Doğru bir sezgi. İşte beş dakikada yeniden kurabileceğiniz bir masraf takibi şablonu, bir ödeme listesini bakiyelere çeviren o tek formül ve bu tablonun sizin için asla yapmayacağı dört iş.
Elektronik tablo bir süreliğine doğru araçtır. Doğru olmaktan çıktığı gün öngörülebilir, bu yüzden o günü de göstereceğiz.
Masraf takibi şablonunu neden kopyalamalı
Boş bir tabloya başlamak kolaydır ve yanlış yapmak da kolaydır. Çoğu kişi bir sütun fazla ekler, bir satırın kime ait olduğunu unutur ya da sessizce eskiyen bir toplam yazar. Zaten dengelenen bir yapıyı kopyalarsanız bunların hepsini atlarsınız.
Elektronik tablo onlarca yıldır küçük grupları dürüst tutuyor ve bu masraf takibi şablonu, hâlâ işe yarayan en küçük sürümünden ibaret. Bir kira sözleşmesini paylaşıyorsanız aynı fikir ev arkadaşlarının kirayı nasıl böldüğünün temelinde yatıyor.
Beş sütun ve neden altı değil
Ortak masraf takibi tablosunun yalnızca beş sütuna ihtiyacı vardır: tarih, ne, kim ödedi, tutar ve kim paylaşıyor. Her ödeme için tek satır. Yapının tamamı bu.
| Sütun | Örnek | Ne işe yarar |
|---|---|---|
| Tarih | 2026-09-14 | Paranın ne zaman el değiştirdiği, böylece satırlar sıralanır ve kimsenin bindiğini hatırlamadığı taksiyi bulabilirsiniz. |
| Ne | market | Masrafın sade bir adı, örneğin ramen gecesi, böylece bir bakiye bir hikâye olarak kalır. |
| Kim ödedi | Lucas | Bu hesabı gerçekten ödeyen tek kişi. |
| Tutar | 40,00 ₺ | Rakam, her zaman para birimi simgesiyle. |
| Kim paylaşıyor | Lucas, Aiko, Sofia, Tomas | Bu satırı paylaşan isimler, kaç kişi olursa olsun. |
*Beş sütun ve her birinin ne işe yaradığı.*
Peki neden altıncı değil? Cazip gelen ek, bir hücreye yazılan bir toplam ya da kişi başına bakiyedir. Yazmayın.
Kayıtlı bir toplam, güncellemeyi hatırlamanız gereken bir sayıdır ve ilk unuttuğunuzda tablo yalan söyler. Bakiyeler sakladığınız veriler değildir. Bunlar her seferinde yukarıdaki beş sütundan hesapladığınız verilerdir.
Bakiyeleri üreten o tek formül
İşte bir örnek. Dört ev arkadaşı, dört satır:
- 2026-09-14, market, Lucas 40,00 ₺ ödedi, Lucas, Aiko, Sofia, Tomas paylaştı.
- 2026-09-15, ramen gecesi, Aiko 32,00 ₺ ödedi, Lucas, Aiko, Sofia, Tomas paylaştı.
- 2026-09-16, taksi, Sofia 24,00 ₺ ödedi, Lucas, Aiko, Sofia, Tomas paylaştı.
- 2026-09-17, konser bileti, Lucas 50,00 ₺ ödedi, Lucas, Aiko paylaştı.
Tek bir formül dört satırın hepsini okur ve bir kişinin bakiyesini döndürür:
= SUMIF(paid, name, amount) − SUMPRODUCT(ISNUMBER(SEARCH(name, shares)) * amount / sharers)
İlk yarı bir kişinin ödediği her şeyi toplar. İkinci yarı, adının geçtiği her satırdaki payını toplar ve her tutarı o satırın paylaşım hücresindeki isim sayısına böler. Bu sayı, hücredeki virgül sayısının bir fazlasıdır. Aynı excel'de masraf takibi Google E-Tablolar'da da aynı şekilde çalışır ve bir restoran hesabını adil bölerken elle yaptığınız işin dürüst sürümüdür.
Bunu dört satıra uygulayın, bakiyeler ortaya çıkar. Lucas 40,00 ₺ ve 50,00 ₺ ödedi, yani 90,00 ₺, ve satırlar boyunca payı 10,00 ₺, 8,00 ₺, 6,00 ₺ ve 25,00 ₺, yani 49,00 ₺. 90,00 ₺'ye karşı 49,00 ₺, ona 41,00 ₺ borçlu kalındığı anlamına gelir. Aiko 32,00 ₺ ödedi ve 49,00 ₺'lik bir pay borçlu, yani 32,00 ₺'ye karşı 49,00 ₺, onun 17,00 ₺ borcu olduğu anlamına gelir.
Sofia 24,00 ₺ ödedi ve 24,00 ₺ paylaşıyor, yani 0,00 ₺ ile başabaş. Tomas hiçbir şey ödemedi ve 24,00 ₺ paylaşıyor, yani 24,00 ₺ borçlu. Aiko'dan gelen 17,00 ₺ ve Tomas'tan gelen 24,00 ₺, Lucas'a borçlu olunan 41,00 ₺'ye geri toplanır. Tablo sıfıra dengelenir, çünkü birinin borçlu olduğu her lira, bir başkasına borçlu olunan bir liradır.
Dört kişiden ikisinin paylaştığı bir hesap nasıl ele alınır
Konser biletlerine bakın. Lucas 50,00 ₺ ödedi ama yalnızca Lucas ile Aiko gitti. Beşinci sütun bu yüzden var. Kim paylaşıyor hücresine yalnızca ikisinin adını yazarsınız, böylece formül 50,00 ₺'yi dörde değil ikiye böler.
Her biri 25,00 ₺ taşır ve Sofia ile Tomas o satır için hiçbir şey taşımaz. O tek hücredeki isimleri değiştirin, tüm bakiye güncellenir. Bu, evin yarısının katılmadığı akşam yemeği gibi günlük bir durumdur ve tam olarak bir grubun hesabını kapatmanın arkasındaki aritmetiktir.
Elektronik tablonun yapmayacağı dört şey
Doğru kurun, size hizmet eder. Ayrıca dört belirli noktada durur.
Birincisi, geçmişi koruyan bir düzenleme. Bir hücrede 40,00 ₺'yi 45,00 ₺ yapın, eski sayı gider. Bir zamanlar 40,00 ₺ olduğuna ya da neden değiştiğine dair hiçbir kayıt kalmaz. Bu, bir düzeltmenin yeni bir kayıt olduğu yalnızca ekleme yapılan bir defterin tam tersidir ve bu yüzden bir düzenlemenin, üzerine yazmak yerine paylaşımı yeniden belirtmesi gerektiğini savunuyoruz.
İkincisi, iki para birimi. Tek bir tutar sütunu, 40,00 ₺ ile 30,00 $'ın farklı para olduğunu bilemez. Bunları toplarsanız hiçbir anlam taşımayan bir sayı elde edersiniz. Para birimleri ISO 4217 ile tam olarak tanımlanır ve sade bir tablo onları aynı sayar, ki bu da para hesabının bozulma yollarından daha sessiz olanlarından biridir.
Üçüncüsü, en az transferle hesap kapatmak. Tablonuz bakiyeleri verir. Grubun mümkün olan en az ödemeyle kapanması için Tomas ile Aiko'ya kimin kime para göndermesi gerektiğini söylemez. Bu son adım kendi başına küçük bir sorundur ve iyi yapmaya değer.
Dördüncüsü, başka birinin bunu kontrol edebilmesi. Bir kişi dosyaya sahiptir, dosyayı düzenler ve herkes dosyaya güvenir. Bir çift girişli sistem her tutarı iki kez kaydeder, böylece ikinci bir kişi doğrulayabilir, elektronik tablo ise bunu yapmaz, ki insanların sonunda uygulamaları karşılaştırmasının nedenlerinden biri de budur.
Ne zaman durmalı
Tablo adil bir soruyu yanıtlayamadığı gün durun. Biri seyahat edip ikinci bir para birimi işin içine girdiği anda, ya da bir sayı değişip eskisini geri istediğinizde, ya da grup ortak hesapların ardındaki sayıların önem kazanmaya başladığı ve tek bir sahibin artık yetmediği kadar büyüdüğünde eviniz bir ev arkadaşı masraf takibinin sınırını aşar. O günler öngörülebilir ve geldiklerinde dürüst hamle, bunun için yapılmış bir araçtır, ki bu kira paylaşım uygulamaları için de geçerlidir.
Kimin ödediğini ve kimin borçlu olduğunu kaydediyoruz, bakiyeleri para birimine göre tutuyoruz ve paranızı asla taşımıyor ya da elimizde tutmuyoruz. Elektronik tablonuz sınırına ulaştığında, Dimesum tam olarak durduğu yerden devam ediyor.
Sık sorulan sorular
Excel'de ortak masraf takibi nasıl yapılır?
Boş bir sayfa açın ve beş sütun ekleyin: tarih, ne, kim ödedi, tutar ve kim paylaşıyor. Her ödeme için bir satır girin. Sonra, her kişinin ödediğini alıp içinde bulunduğu satırlardaki payını çıkaran bir SUMIF ve SUMPRODUCT formülüyle küçük bir bakiye alanı ekleyin. Kurulumun tamamı bu ve Google E-Tablolar'da da aynı şekilde çalışır.
Ortak masraf tablosunda hangi sütunlar olmalı?
Beş. Tarih ne zaman olduğunu söyler. Ne, masrafı adlandırır, örneğin ramen gecesi. Kim ödedi, o satırın tek ödeyicisini kaydeder. Tutar, rakamı para birimi simgesiyle tutar, örneğin 40,00 ₺. Kim paylaşıyor, o satırı bölen isimleri listeler. Devam eden toplam için altıncı bir sütun, ilk unuttuğunuzda eskir, bu yüzden bakiyeleri bir formülün hesaplamasına bırakın.
Masraf listesinden bakiyeler nasıl hesaplanır?
Her kişi için ödedikleri her şeyi toplayın. Sonra adının geçtiği her satırdaki payını, her satırın tutarını paylaşan isim sayısına bölerek toplayın. İkinci toplamı birinciden çıkarın. Pozitif bir sonuç grubun ona borçlu olduğu anlamına gelir; negatif olan onun gruba borçlu olduğu anlamına gelir. Her bakiye sıfıra toplanmalı.
Elektronik tablo iki para birimini yönetebilir mi?
Kendi başına değil. Tek bir tutar sütunu, 40,00 ₺ ile 30,00 $'ın farklı para olduğunu bilemez, bu yüzden onları hiçbir anlam taşımayan bir toplama ekler. Bir para birimi sütunu ekleyip her para birimi için ayrı bir bakiyeyi elle takip edebilirsiniz ama tablo bunlar arasında çeviri yapmaz ya da onları sizin için ayrı tutmaz. O iş sizde kalır.
Ortak masraflar için elektronik tabloyu ne zaman bırakmalı?
Tablonun adil bir soruyu yanıtlayamadığı gün bırakın. Bir sayı değişip eski değeri geri istediğinizde, ikinci bir para birimi ortaya çıktığında, hesap kapatmak için en az transferi istediğinizde ya da başka biri hesabı kontrol etmek istediğinde, tablo sınırını aşmış demektir. Bu dört ihtiyaç genelde beklediğinizden erken ve birlikte gelir.
Popüler yazılar
- Bakiyeleri tam tutan salt ekleme defteri7 dakika okuma
- Masrafı düzenlemek bölüşümü neden yeniden belirtmeli7 dakika okuma
- Çok para birimli giderlerde altı para hatası8 dakika okuma
- Hesaplaşma: grup harcamalarını daha az transferle kapatın4 dakika okuma
- Paylaşılmayan bir yemek olduğunda hesap nasıl bölünür7 dakika okuma