Un modello per tracciare le spese in cinque colonne
Un foglio di calcolo è lo strumento giusto per dividere le spese di una casa o di un viaggio finché non lo è più, quindi ecco un modello pulito da copiare, l'unica formula che produce i saldi e i quattro compiti che non svolgerà mai.
Stai per creare un foglio di calcolo per una casa condivisa o un viaggio e preferiresti copiarne uno che già funziona. Buon istinto. Ecco un modello per tracciare le spese che puoi ricostruire in cinque minuti, l'unica formula che trasforma un elenco di pagamenti in saldi e le quattro cose che questo foglio non farà mai al posto tuo.
Un foglio di calcolo è lo strumento giusto per un po'. Il giorno in cui smette di esserlo è prevedibile, quindi ti mostreremo anche quel giorno.
Perché copiare un modello per tracciare le spese
Un foglio vuoto è facile da iniziare e facile da sbagliare. La maggior parte delle persone aggiunge una colonna di troppo, dimentica a chi appartiene una riga o digita un totale progressivo che diventa obsoleto senza farsi notare. Copia una struttura che è già in pareggio e salti tutto questo.
Il foglio di calcolo ha tenuto onesti i piccoli gruppi per decenni e questo modello per tracciare le spese è semplicemente la versione più piccola che ancora funziona. Se stai dividendo un contratto d'affitto, la stessa idea sta alla base di come i coinquilini dividono l'affitto.
Le cinque colonne, e perché non sei
Un foglio di calcolo per tracciare le spese condivise ha bisogno solo di cinque colonne: data, cosa, chi ha pagato, importo e chi la condivide. Una riga per pagamento. Questa è tutta la struttura.
| Colonna | Esempio | A cosa serve |
|---|---|---|
| Data | 2026-09-14 | Quando il denaro si è mosso, così le righe si ordinano e puoi ritrovare il taxi che nessuno ricorda di aver preso. |
| Cosa | spesa alimentare | Un nome semplice per la spesa, come la serata ramen, così un saldo resta una storia. |
| Chi ha pagato | Lucas | L'unica persona che ha davvero pagato questo conto. |
| Importo | €40.00 | La cifra, sempre con il suo simbolo di valuta. |
| Chi la condivide | Lucas, Aiko, Sofia, Tomas | I nomi che dividono questa riga, quanti che siano. |
*Cinque colonne, e a cosa serve ciascuna.*
Perché non una sesta? L'aggiunta allettante è un totale progressivo o un saldo per persona digitato in una cella. Non farlo.
Un totale memorizzato è un numero che devi ricordarti di aggiornare e la prima volta che dimentichi, il foglio mente. I saldi non sono dati che conservi. Sono dati che calcoli, ogni volta, dalle cinque colonne qui sopra.
L'unica formula che produce i saldi
Ecco un esempio. Quattro coinquilini, quattro righe:
- 2026-09-14, spesa alimentare, Lucas ha pagato €40.00, condivisa da Lucas, Aiko, Sofia, Tomas.
- 2026-09-15, serata ramen, Aiko ha pagato €32.00, condivisa da Lucas, Aiko, Sofia, Tomas.
- 2026-09-16, taxi, Sofia ha pagato €24.00, condivisa da Lucas, Aiko, Sofia, Tomas.
- 2026-09-17, biglietti per il concerto, Lucas ha pagato €50.00, condivisa da Lucas, Aiko.
Un'unica formula legge tutte e quattro le righe e restituisce il saldo di una persona:
= SUMIF(paid, name, amount) − SUMPRODUCT(ISNUMBER(SEARCH(name, shares)) * amount / sharers)
La prima metà somma tutto ciò che una persona ha pagato. La seconda metà somma la sua quota di ogni riga in cui compare il suo nome, dividendo ogni importo per il numero di nomi nella cella dei condivisori di quella riga. Quel conteggio è semplicemente le virgole nella cella più uno. Lo stesso tracciamento delle spese in excel funziona allo stesso modo in Google Sheets ed è la versione onesta di ciò che fai a mano quando dividi equamente il conto del ristorante.
Applicala alle quattro righe e i saldi emergono. Lucas ha pagato €40.00 e €50.00, quindi €90.00, e la sua quota sulle righe è €10.00, €8.00, €6.00 e €25.00, quindi €49.00. I suoi €90.00 contro €49.00 lasciano €41.00 dovuti a lui. Aiko ha pagato €32.00 e deve una quota di €49.00, quindi €32.00 contro €49.00 lasciano €17.00 che deve.
Sofia ha pagato €24.00 e condivide €24.00, quindi è in pari a €0.00. Tomas non ha pagato nulla e condivide €24.00, quindi deve €24.00. I €17.00 di Aiko e i €24.00 di Tomas si sommano di nuovo ai €41.00 dovuti a Lucas. Il foglio va in pareggio a zero, perché ogni euro che qualcuno deve è un euro dovuto a qualcun altro.
Come gestire un conto condiviso da due persone su quattro
Guarda i biglietti per il concerto. Lucas ha pagato €50.00, ma sono andati solo Lucas e Aiko. È per questo che esiste la quinta colonna. Nella cella chi la condivide scrivi solo i loro due nomi, così la formula divide €50.00 per due, non per quattro.
Ciascuno di loro porta €25.00 e Sofia e Tomas non portano nulla per quella riga. Cambia i nomi in quell'unica cella e l'intero saldo si aggiorna. Questo è il caso di tutti i giorni, la cena che metà della casa ha saltato, ed è esattamente l'aritmetica dietro il saldare i conti di un gruppo.
Le quattro cose che un foglio di calcolo non farà
Costruiscilo bene e ti servirà. Si fermerà anche, in quattro punti precisi.
Primo, una modifica che conserva la cronologia. Cambia €40.00 in €45.00 in una cella e il vecchio numero è sparito. Non c'è traccia che sia mai stato €40.00, né del perché sia cambiato. Questo è l'opposto di un registro ad aggiunta sola, dove una correzione è una nuova voce, ed è per questo che sosteniamo che una modifica deve riaffermare la sua divisione invece di sovrascriverla.
Secondo, due valute. Un'unica colonna importo non può sapere che €40.00 e $30.00 sono denaro diverso. Sommali e ottieni un numero che non significa nulla. Le valute sono definite con precisione dallo ISO 4217 e un foglio semplice le tratta come uguali, che è uno dei modi più silenziosi in cui i conti sul denaro vanno storti.
Terzo, saldare con il minor numero di trasferimenti. Il tuo foglio dà i saldi. Non dice a Tomas e Aiko chi dovrebbe mandare denaro a chi affinché il gruppo si azzeri col minor numero possibile di pagamenti. Quest'ultimo passaggio è un piccolo problema a sé e vale la pena farlo bene.
Quarto, che chiunque altro possa verificarlo. Una persona possiede il file, modifica il file e tutti gli altri si fidano del file. Un sistema a partita doppia registra ogni importo due volte così una seconda persona può verificarlo, e un foglio di calcolo no, che è in parte il motivo per cui alla fine le persone confrontano le app.
Quando smettere
Smetti il giorno in cui il foglio non sa rispondere a una domanda giusta. La tua casa condivisa supera un tracciatore di spese tra coinquilini nel momento in cui qualcuno viaggia e arriva una seconda valuta, oppure un numero cambia e rivuoi quello vecchio, oppure il gruppo è abbastanza grande che i numeri dietro i conti condivisi iniziano a contare e un solo proprietario non basta più. Quei giorni sono prevedibili e quando arrivano, la mossa onesta è uno strumento fatto apposta, cosa vera anche per le app per dividere l'affitto.
Registriamo chi ha pagato e chi deve, teniamo i saldi per valuta e non spostiamo né tratteniamo mai il tuo denaro. Quando il tuo foglio di calcolo arriva al suo limite, Dimesum riparte esattamente da dove si ferma.
Domande frequenti
Come si crea un tracciatore di spese condivise in Excel?
Apri un foglio vuoto e aggiungi cinque colonne: data, cosa, chi ha pagato, importo e chi la condivide. Inserisci una riga per pagamento. Poi aggiungi una piccola area saldi con una formula SUMIF e SUMPRODUCT che prende quanto ha pagato ciascuno e sottrae la sua quota delle righe in cui compare. Questa è tutta la costruzione e funziona allo stesso modo in Google Sheets.
Quali colonne servono a un foglio di calcolo per le spese condivise?
Cinque. Data indica quando. Cosa nomina la spesa, come la serata ramen. Chi ha pagato registra l'unico pagatore di quella riga. Importo contiene la cifra con il suo simbolo di valuta, come €40.00. Chi la condivide elenca i nomi che dividono quella riga. Una sesta colonna per un totale progressivo diventa obsoleta la prima volta che te ne dimentichi, quindi lascia che sia una formula a calcolare i saldi.
Come si calcolano i saldi da un elenco di spese?
Per ogni persona, somma tutto ciò che ha pagato. Poi somma la sua quota di ogni riga in cui compare il suo nome, dividendo l'importo di ogni riga per il numero di nomi che la condividono. Sottrai il secondo totale dal primo. Un risultato positivo significa che il gruppo le deve del denaro; uno negativo significa che lei deve al gruppo. Ogni saldo dovrebbe sommare a zero.
Un foglio di calcolo può gestire due valute?
Non da solo. Un'unica colonna importo non può sapere che €40.00 e $30.00 sono denaro diverso, quindi li sommerà in un totale che non significa nulla. Puoi aggiungere una colonna valuta e tenere un saldo separato per ogni valuta a mano, ma il foglio non le convertirà né le terrà separate al posto tuo. Quel lavoro resta tuo.
Quando conviene smettere di usare un foglio di calcolo per le spese condivise?
Smetti il giorno in cui il foglio non sa rispondere a una domanda giusta. Quando un numero cambia e ti serve indietro il vecchio valore, quando compare una seconda valuta, quando vuoi il minor numero di trasferimenti per saldare, o quando qualcun altro vuole verificare i conti, il foglio di calcolo ha superato il suo limite. Questi quattro bisogni tendono ad arrivare insieme, prima di quanto ti aspetti.
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